Proste i skuteczne wskazówki dotyczące udanej, produktywnej i wydajnej pracy zdalnej

Robert Glazer i Mick Sloan

Sourcebooks, 2021

W miejscu pracy po pandemii COVID-19 wiele organizacji zdecydowało się na utrzymanie zdalnych zespołów roboczych. Liderzy muszą zaakceptować zmianę kulturową i przyjąć nowe systemy i narzędzia, aby wspierać swoje zespoły, wyjaśnia Robert Glazer, dyrektor generalny agencji marketingowej Acceleration Partners. Pisząc we współpracy z autorem Mickiem Sloanem, Glazer szczegółowo opisuje, jak zmaksymalizować efektywność pracowników, chronić ich osobiste szczęście i zwalczać izolację podczas przechodzenia do wirtualnego miejsca pracy. Firmy, które odniosą sukces w „rewolucji pracy zdalnej”, będą tymi, które mają samoświadomość, aby wybrać podejście, które najlepiej służy ich potrzebom.

Opracowanie zostało przetłumaczone maszynowo (przepraszamy za błędy) jako materiał na nasze szkolenia integracyjne.

Wnioski

• Organizacje są odpowiedzialne za tworzenie zdrowych kultur pracy zdalnej.
• Aby przejść na pracę zdalną, należy przejść na najnowocześniejszą technologię.
• Jako pracownik, znajdź podejście do pracy zdalnej, które najlepiej odpowiada Twojej osobowości i potrzebom związanym ze stylem życia.
• Jako lider, inspiruj i dostosowuj zespoły zdalne do swojej wizji, wartości i celów. Bądź konsekwentny i jasno wyrażaj swoje oczekiwania.
• Dokładnie sprawdzaj kandydatów do pracy i rekrutuj tych, którzy najlepiej pasują do wirtualnego miejsca pracy.
• Upewnij się, że zespoły zdalne mogą odnieść sukces, tworząc szczupłe, efektywne przepływy pracy.
• Unikaj izolowania pracowników zdalnych, tworząc możliwości łączenia zespołów.
• Praca zdalna rodzi nowe normy zarządzania i przekształca miejsce pracy.

Podsumowanie

• Organizacje są odpowiedzialne za tworzenie zdrowych kultur pracy zdalnej.
• Istnieje wiele błędnych przekonań dotyczących pracy zdalnej. Wielu pracodawców obawia się, że ich pracownicy są mniej produktywni, gdy pracują z domu, lub że pracownicy zdalni pozwalają, by ich życie domowe przenikało do czasu pracy. W rzeczywistości kilka badań przeprowadzonych podczas COVID-19 wykazało, że pracownicy zdalni pracują ciężej niż pracownicy stacjonarni, a pracownicy zdalni często mają trudności ze stawianiem granic, co oznacza, że ich praca przenika do ich czasu wolnego. Aby pomóc pracownikom zdalnym tworzyć zdrowe granice i rozwijać się, organizacje mogą wspierać zdrowe kultury, które wspierają pracowników zdalnych.

• „Recepta na udaną pracę zdalną jest prosta: Weź pracowników, którzy są oddani, zdyscyplinowani i odpowiedzialni, i umieść ich w zaufanym środowisku z ugruntowanymi procesami i dobrymi zasadami kulturowymi”.
• Spełnienie i szczęście pracowników zdalnych zależy od kultury otaczającej pracę zdalną w ich organizacjach. Jeśli zatrudniasz pracowników, którzy podchodzą do swoich ról z dyscypliną i poświęceniem, wyróżniają się oni, gdy zapewnisz im skuteczne procesy i wsparcie. Organizacje muszą tworzyć zdrowe granice między pracą a życiem prywatnym i podkreślać znaczenie utrzymywania określonych harmonogramów i konfigurowania domowych stacji roboczych, które wspierają indywidualne potrzeby pracowników. Dostosowanie się do realiów domowego biura wymaga okresu przejściowego. Organizacje, które z powodzeniem radzą sobie z tą zmianą, akceptują fakt, że praca zdalna wymaga inwestycji technologicznych i nowego podejścia do wspierania pracowników.

• Aby przejść do pracy zdalnej, należy uaktualnić do najnowocześniejszej technologii.
• Pracownicy zdalni potrzebują niezawodnej technologii, zwłaszcza jeśli mają prowadzić rozmowy wideo z klientami lub udostępniać duże pliki online. Pracownik zdalny potrzebuje kilku niezbędnych technologii:

• Szybki Internet – upewnij się, że masz bezprzewodowy standardowy Internet – 802.11x, najlepiej n/ac – z prędkością wysyłania i pobierania 25 Mbps lub wyższą.
• Laptop – firmy powinny określić minimalne wymagania, jakie muszą spełniać laptopy pracowników. Na przykład, podaj systemy operacyjne, których potrzebują oraz ile pamięci i miejsca na dysku powinny mieć.
• Zestaw słuchawkowy – nie polegaj na wbudowanych głośnikach; kup zestaw słuchawkowy lub użyj wkładek dousznych, aby zapewnić jakość dźwięku.

• Kilka przydatnych gadżetów, które mogą sprawić, że domowe biuro będzie bardziej sprzyjać produktywnej pracy:

• Drugi monitor – drugi ekran pozwala na uruchomienie większej liczby programów jednocześnie i eliminuje złą postawę, ponieważ nie trzeba garbić się nad laptopem.
• Mysz, klawiatura i podstawka pod laptopa – dodaj bezprzewodową ergonomiczną mysz i klawiaturę, aby zmniejszyć obciążenie dłoni i nadgarstków oraz poprawić postawę podczas pracy.
• Kamera internetowa – jeśli twój laptop nie ma wbudowanej kamery internetowej, zainwestuj w kamerę internetową HD.
• Okulary filtrujące niebieskie światło – te okulary chronią przed zmęczeniem oczu.
• „Jeśli rozpoczniesz pracę zdalną, sięgając po laptopa, którego używałeś na studiach i z nastawieniem na całodzienną pracę z kanapy, szybko poczujesz się sfrustrowany”.
• Dla zdalnego kierownika, kup zielony ekran, aby poprawić profesjonalny wygląd tła na kamerze. Rozważ zakup lampy pierścieniowej lub lightboxa, lub włącz naturalne oświetlenie do swojego stanowiska pracy. Dodaj stojące biurko i ergonomiczne krzesło do biurka, aby zapewnić sobie komfort podczas długich dni pracy.

• Jako pracownik, znajdź ustrukturyzowane podejście do pracy zdalnej, które najlepiej odpowiada Twojej osobowości i potrzebom związanym ze stylem życia.
• W świecie po pandemii COVID-19 wielu pracowników decyduje się pozostać pracownikami zdalnymi. Nie istnieje jeden uniwersalny model pracy z domu. Podczas gdy introwertycy mogą preferować spokój pracy zdalnej, mogą oni być zmuszeni do dzielenia się swoimi pomysłami na wirtualnych spotkaniach i bycia wysłuchanym. Z drugiej strony, ekstrawertycy mogą tęsknić za energią płynącą z przebywania wśród współpracowników. Ekstrawertycy mogą radzić sobie z poczuciem izolacji społecznej, planując lunch z przyjaciółmi, prowadząc pełny kalendarz towarzyski wieczorami lub pracując w zatłoczonej kawiarni.

• Ustal oczekiwania ze swoim przełożonym. Czy istnieją pewne podstawowe godziny, w których powinieneś być przy laptopie? Zaufanie przełożonych do ciebie może spaść, jeśli nie będą mogli się z tobą skontaktować w godzinach pracy. Podczas gdy elastyczny harmonogram pracy jest jedną z zalet pracy z domu, nie powinieneś wykorzystywać tej wolności. Nie próbuj więc, powiedzmy, opiekować się dziećmi i pracować w tym samym czasie. Jeśli masz trudności z opieką nad dziećmi, powiedz o tym otwarcie swojemu szefowi.

• Jedną z zalet pracy w biurze jest wyraźne rozgraniczenie między pracą a czasem wolnym. Rozgraniczenie to może się załamać podczas pracy w domu. Aby chronić swój czas wolny, wyznacz wyraźne granice. Jeśli to możliwe, stwórz dedykowaną przestrzeń do pracy w domu. Kiedy opuszczasz tę przestrzeń, możesz fizycznie i psychicznie wyłączyć się z pracy. Kiedy zajmujesz tę przestrzeń, współlokatorzy i członkowie rodziny wiedzą, że nie wolno ci przeszkadzać.

• „Organizacje zdalne muszą zaszczepić we wszystkich swoich pracownikach… znaczenie ustanowienia solidnych podstaw dla pracy zdalnej, utrzymania harmonogramu, stworzenia odpowiedniej fizycznej przestrzeni roboczej oraz wyznaczenia granic zawodowych i osobistych”.
• Struktura jest ważna dla uzyskania odpowiedniego nastroju podczas pracy zdalnej, więc staraj się przestrzegać tego samego harmonogramu każdego dnia. Liczne czynniki rozpraszające, takie jak prace domowe, walczą o uwagę pracowników zdalnych, więc zablokuj czas w ciągu dnia na te zadania. Możesz też ustawić minutnik i zająć się intensywną pracą przez, powiedzmy, 15 do 20 minut. Następnie zrób sobie przerwę. Regularne przerwy zwiększają energię w ciągu dnia. Spodziewaj się otrzymywać więcej e-maili, gdy pracujesz zdalnie. Aby uniknąć przytłoczenia, każdego dnia zarezerwuj specjalny czas na odpowiadanie na e-maile. Zaangażuj się w aktywność buforową, taką jak czytanie, jogging lub szybki spacer, przed i po pracy, aby mentalnie oderwać się od pracy. Odrzuć pokusę sprawdzania służbowych wiadomości e-mail poza godzinami pracy, co może prowadzić do wypalenia. Zidentyfikuj swój cel, aby pobudzić motywację. Nadaj priorytet swojemu zdrowiu i dobremu samopoczuciu. Regularne ćwiczenia, zbilansowana dieta i odpowiednia higiena snu zoptymalizują produktywność i zmniejszą stres.

• Rozmowy wideo mogą budować relacje z klientami i pozwalają menedżerom zobaczyć, czy pracownicy się koncentrują. Niestety, rozmowy wideo wywołują zmęczenie, więc zarezerwuj je na spotkania całej firmy, rozmowy wewnętrzne, które poruszają delikatne tematy, sesje informacji zwrotnych, spotkania zewnętrzne i burze mózgów. Preferuj rozmowy telefoniczne na bardziej nieformalnych spotkaniach. Liderzy mogą korzystać z asynchronicznych (jednokierunkowych) nagrań wideo, które pracownicy mogą oglądać we własnym czasie, aby komunikować się w różnych strefach czasowych i udostępniać wiadomości swoim zespołom lub całej firmie.

• Jako lider, inspiruj i dostosowuj zespoły zdalne do swojej wizji, wartości i celów. Bądź konsekwentny i jasno wyrażaj swoje oczekiwania.
• Kultura Twojej firmy musi wykraczać poza biuro i docierać do pracowników zdalnych. Twoja kultura sprowadza się do dwóch czynników: „systemu operacyjnego organizacji” i „sposobu, w jaki ludzie podejmują decyzje, gdy nie ma cię w pokoju”. Zbuduj dobrze prosperującą kulturę pracy zdalnej, stosując następujące zasady:

• Wizja – Pracownicy potrzebują jasnego zrozumienia kierunku rozwoju firmy. Wyraź tę wizję, aby zachęcić wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy.
• Wartości – Twoje wartości to „niepodlegające negocjacjom zasady”, które kierują sposobem działania Twojej organizacji i pracowników. Podstawowe wartości powinny kierować zachowaniem, etyką pracy i zaangażowaniem pracowników.
• Cele – Twoje cele składają się z celów, które łączą się z wizją firmy i kluczowymi wskaźnikami, które tworzą odpowiedzialność dla liderów i zespołów.
• Spójność – pracownicy nie powinni martwić się, że firma nagle zmieni swoje zasady i cele; należy je niezachwianie przyjmować, egzekwować i celebrować.
• Jasność – Każdy pracownik powinien rozumieć wartości i cele organizacji. Upewnij się, że pracownicy rozumieją, czego od nich oczekujesz i unikaj niejasnego języka w opisach stanowisk.
• Starannie sprawdzaj kandydatów do pracy i rekrutuj tych, którzy najlepiej pasują do wirtualnego miejsca pracy.
• Ustalenie, czy potencjalni nowi pracownicy będą pasować do Twojej kultury, może być trudne w środowisku pracy zdalnej. Poświęć trochę czasu, aby upewnić się, że zatrudniasz najlepszych kandydatów do pracy, kultury i pracy zdalnej w ogóle. Poszukaj pracowników, którzy wykazują się samomotywacją, samokierowaniem, skutecznymi umiejętnościami komunikacyjnymi, odpowiedzialnością i pewnością siebie. Ta ostatnia cecha jest szczególnie ważna w przypadku pracowników pracujących bez nadzoru. Poszukaj pracowników z wcześniejszymi sukcesami w pracy z domu. Zadawaj behawioralne pytania na rozmowie kwalifikacyjnej, aby ustalić, czy kandydaci będą pasować do kultury zdalnego zespołu. Na przykład: „Czy możesz podzielić się przykładem, w jaki sposób skutecznie komunikowałeś się ze współpracownikami bez możliwości porozmawiania z nimi osobiście?” i „Co zrobiłeś, aby uniknąć poczucia zamknięcia lub izolacji podczas pracy w domu?”.

• „Katastrofy przy zatrudnianiu zdarzają się zbyt często, a błędy te są być może bardziej szkodliwe w organizacjach zdalnych, gdzie istnieje większa autonomia i mniejszy nadzór”.
• Przeprowadzaj wirtualne rozmowy kwalifikacyjne za pośrednictwem wideo, aby dowiedzieć się, jak komfortowo i sprawnie potencjalni pracownicy radzą sobie z komunikacją wirtualną. Przykładowo, osoba, która odbiera telefon w niechlujnym lub hałaśliwym otoczeniu, może nie być najbardziej profesjonalnym dodatkiem do zespołu. Co więcej, należy uważać na uprzedzenia przy zatrudnianiu. Chociaż przeczucie jest pomocne przy podejmowaniu decyzji o niezatrudnianiu kogoś, możesz skończyć z zespołem ludzi, którzy są podobni do ciebie, jeśli polegasz na swojej intuicji podczas rekrutacji. Zadawaj wszystkim kandydatom pytania oparte na wartościach i przeprowadzaj testy umiejętności. Rozważ skorzystanie z systemu śledzenia kandydatów, takiego jak Greenhouse, lub, aby ujednolicić proces rekrutacji, wymień wszystkie kryteria dla danego stanowiska i przyznaj każdemu kandydatowi ocenę za każdy parametr.

• Upewnij się, że zespoły zdalne mogą odnieść sukces, tworząc oszczędne, efektywne przepływy pracy.
• Organizacje tworzą płynne, produktywne środowiska pracy zdalnej, gdy przyjmują narzędzia, systemy i techniki skoncentrowane na pracy zdalnej:

• Dokładny onboarding – Udostępnij harmonogram wydarzeń nowym pracownikom i wybierz członków zespołu, którzy ich powitają. W przeciwnym razie pracownik zdalny może nie wiedzieć, jak zacząć.
• Skuteczna strategia spotkań – zachęcaj członków zespołu do rezerwowania bloków czasu na indywidualną pracę i umieszczania tych bloków we wspólnych kalendarzach.
• Spotkania kadry kierowniczej poza siedzibą firmy – liderzy wyższego szczebla i zespoły kierownicze powinny spotykać się od jednego do czterech razy w roku, aby zaangażować się w planowanie strategiczne i budowanie zespołu. Jeśli osobiste spotkania nie są możliwe, zorganizuj je wirtualnie, z wirtualnymi happy hours lub interaktywnymi grami, aby ułatwić nawiązywanie kontaktów.
• Protokół strefy czasowej – jeśli Twój zespół jest rozproszony po całym świecie, nagrywaj spotkania, umożliwiając uczestnikom słuchanie w dogodnym dla nich czasie. Zmieniaj godziny spotkań, aby ci sami pracownicy nie przegapili spotkania na żywo za każdym razem.
• Narzędzia technologiczne – Rozważ skorzystanie z programu jednokrotnego logowania (SSO), aby wyeliminować konieczność ciągłego logowania się do aplikacji przez członków zespołu. Skonfiguruj system udostępniania plików w chmurze, aby ułatwić zdalną współpracę i udostępnianie dokumentów.
• System zarządzania nauczaniem (LMS) – Wybierz platformę LMS, na której liderzy zespołów mogą przesyłać treści szkoleniowe i filmy do przejrzenia przez członków zespołu.
• Systemy HR – Wykorzystaj technologię, aby pomóc scentralizować krytyczne zadania, takie jak obsługa wniosków urlopowych, rekrutacja i oceny wyników.
• Komunikacja w zespole – Szereg narzędzi, w tym Slack, Zoom, Google Workspace i Microsoft Teams, może usprawnić komunikację i nawiązywanie kontaktów.
• Narzędzia do zarządzania projektami – zaoferuj zespołom oprogramowanie takie jak Trello i Basecamp, aby zwiększyć odpowiedzialność i ułatwić współpracę.
• Liderzy i menedżerowie muszą stworzyć środowisko, w którym pracownicy nie boją się popełniać błędów lub kwestionować autorytetu. Nie ulegaj pokusie korzystania z technologii nadzoru w celu monitorowania pracy pracowników. Takie przejawy braku zaufania niszczą morale i nie zwiększają produktywności. Oceniaj pracowników na podstawie ich wyników, a nie czasu spędzonego przy biurku. Wyznacz im jasne cele i wskaźniki, za które będą odpowiedzialni, i sprawdzaj te cele raz na kwartał.

• Unikaj izolowania pracowników zdalnych poprzez tworzenie możliwości nawiązywania kontaktów w zespole.
• Praca zdalna może powodować izolację, ale nie jest to przesądzone. Liderzy muszą dbać o łączność wśród pracowników zdalnych. Jeśli to możliwe, spotykaj się z członkami zespołu na wydarzeniach branżowych lub corocznych spotkaniach integracyjnych. Można też rozważyć stworzenie „hubów”, czyli strategicznie zatrudniać grupy pracowników, którzy mieszkają w jednej z kilku wybranych lokalizacji geograficznych lub w jej pobliżu. Umożliwi to lokalnym pracownikom spotykanie się na osobistych imprezach towarzyskich lub co-workingu.

• „Zdalne miejsce pracy nie musi być mniej połączone ani mniej ludzkie niż organizacja stacjonarna”.
• W miarę jak firmy stają się coraz bardziej wirtualne, muszą na nowo wykorzystywać przestrzeń biurową. Niektóre organizacje zamienią stałe biura na krótkoterminowe elastyczne przestrzenie robocze lub przestrzenie coworkingowe, aby wspierać okazjonalne sesje pracy osobistej. Inne przeprojektują stałe przestrzenie, aby lepiej ułatwić okazjonalną współpracę. Na przykład firma technologiczna Dropbox planowała przejść w pełni zdalnie po pandemii. Zoptymalizowała swoją istniejącą przestrzeń roboczą, usuwając indywidualne biurka pracowników i zastępując je przestrzeniami do współpracy i budowania społeczności. Stworzenie członkom zespołu możliwości nawiązywania ze sobą głębokich relacji i wspieranie środowiska opartego na zaufaniu, w którym ludzie czują się komfortowo, dzieląc się swoimi przemyśleniami i pomysłami, zdalnie i osobiście.

• Praca zdalna rodzi nowe normy zarządzania i przekształca miejsce pracy.
• Praca zdalna przynosi mnóstwo korzyści: Pracownicy nie muszą już tracić czasu na dojazdy; organizacje mogą zaoszczędzić na przestrzeni biurowej, przenosząc fundusze na wspieranie zdalnych zespołów; a organizacje mogą zatrudniać największe globalne talenty z dowolnego miejsca na Ziemi. Menedżerowie mieli więcej możliwości mikrozarządzania w fizycznych biurach; w zdalnym miejscu pracy pracownicy pracują z większą autonomią. Organizacje, które rozwijają się zdalnie, mierzą wyniki – zamiast skupiać się na monitorowaniu aktywności pracowników – i tworzą jasne standardy i wskaźniki, które rozliczają pracowników.

• „Organizacje, które przodują i przyciągają najlepsze talenty, będą tymi, które są skłonne spojrzeć w lustro i dokonać zmian na wysokim poziomie, niezbędnych do osiągnięcia doskonałości w coraz bardziej mobilnym i wirtualnym świecie”.
• Praca zdalna nie jest odpowiednia dla każdej organizacji. Na przykład, jeśli Twoja organizacja wymaga dużo współpracy, kreatywności lub pracy między działami, członkowie zespołu mogą preferować pracę w tych samych przestrzeniach fizycznych. Zastanów się, czy Twoja firma powinna zainwestować w pełną pracę zdalną, przyjąć podejście hybrydowe, czy też zachęcić pracowników do powrotu do biura. Wielu pracowników uważa, że praca zdalna pozwala im zorganizować swój czas tak, aby spełniał ich potrzeby. Liderzy, którzy przyjmują rewolucję pracy zdalnej, muszą stworzyć zmiany kulturowe, które wspierają dobrze prosperujące zespoły wirtualne.

O autorach

• Założyciel i dyrektor generalny Acceleration Partners Robert Glazer jest gospodarzem podcastu Elevate i felietonistą Forbes, Business Insider, Inc, Entrepreneur i Fast Company. Mick Sloan jest pisarzem i redaktorem, który koncentruje się na tworzeniu treści dotyczących rozwoju kariery i osiągnięć osobistych.